Часто задаваемые вопросы по работе с системами

Часто задаваемые вопросы по АСУП «O.K.SOFT.by» на программной платформе 1С:Предприятие 8

Раздел 1. Формирование штатного расписания

Раздел 2. Ведение информации по сотрудникам

Раздел 3. Кадровые операции

Раздел 4. Трудовые договора и контракты

Раздел 5. Табельный учет

Раздел 6. Персонифицированный учет

Раздел 7. Настройки пользователя

Часто задаваемые вопросы по АСУП «O.K.SOFT.by» на СУБД Oracle 

Раздел 1. Формирование штатного расписания

Раздел 2. Ведение информации по сотрудникам

Раздел 3. Кадровые операции

Раздел 4. Трудовые договора и контракты

Раздел 5. Табельный учет

Раздел 6. Персонифицированный учет

Раздел 7. Настройки пользователя 

Часто задаваемые вопросы по АСУП «O.K.SOFT.by» на программной платформе 1С:Предприятие 8 

Раздел 1. Формирование штатного расписания

1. На основании каких справочников формируется штатное расписание?

Штатное расписание формируется на основе следующих справочников:

• Организации;
• Подразделения;
• Должности;
• Графики работ;
• Тарифные сетки;
• Тарифы первого разряда;
• Шкала доплат за вредность;
• Основные начисления;
• Регламентированный производственный календарь;
• Штатное расписание (параметры штатного расписания).

2. При помощи каких документов формируется штатное расписание?

Штатное расписание формируется совокупностью элементов «Изменение к штатному расписанию» (Документы – Штатное расписание – Изменение к штатному расписанию).

3. Как изменить количество ставок в штатном расписании?

Если Вы неправильно ввели количество ставок:

1. Документы – Штатное расписание - Изменение к штатному расписанию.
2. Находим документ, которым вносилась данная штатная единица.
3. Открываем документ, изменяем в нем количество ставок.
4. Ок (проводим документ).

Примечание: удобно искать необходимый документ «Изменение к штатному расписанию» следующим способом: открыть справочник «Штатное расписание организации», в нем найти штатную единицу, которую необходимо отредактировать. При двойном нажатии левой клавишей мыши на штатную единицу откроется документ, которым данная штатная единица была внесена в штатное расписание.

Если необходимо увеличить количество ставок:

1. Документы – Штатное расписание - Изменение к штатному расписанию.
2. Создаем новый документ «Изменение к штатному расписанию».
3. В нем нажимаем кнопку «Подбор» и выбираем в действующем штатном расписании штатную единицу, количество ставок которого изменилось.
4. Редактируем количество ставок.
5. Ок (проводим документ).

Если необходимо уменьшить количество ставок:

1. Убедиться, что на удаляемых ставках нет работающих сотрудников.
2. Документы – Штатное расписание – Изменение к штатному расписанию.
3. На закладке «Исключается» нажимаем кнопку «Подбор».
4. В открывшемся штатном расписании выбираем редактируемую штатную единицу.
5. В ячейке «Количество ставок» указываете количество ставок, которые необходимо исключить.
6. В ячейке «Дата закрытия»устанавливаете дату, начиная с которой должно измениться количество ставок данной штатной единицы.
7. Ок.
   

4. Как удалить штатную единицу?

1.  Документы – Штатное расписание – Изменение к штатному расписанию.
2. Добавляем новый документ.
3. После указания даты, организации, параметров штатного расписания и номера изменения переходим на закладку «Исключается».
4. На данной закладке нажимаем кнопку «Подбор».
5. В открывшемся штатном расписании выбираем удаляемую штатную единицу.
6. Устанавливаем дату закрытия штатной единицы.
7. Ок.

5. Как удалить структурное подразделение?

1. Справочники – Предприятие – Подразделения.
2. Выбираем нужное подразделение (в нем не должно быть штатных единиц). 
3. Нажимаем «Удалить непосредственно».
   

6. Чем отличается переименование штатной единицы от введения новой?

В документе «Изменение к штатному расписанию» нельзя изменить только 2 параметра: подразделение и должность. Поэтому переименование штатной единицы невозможно. Если штатная единица была введена с неправильным наименованием, то необходимо создать новую штатную единицу с правильным названием и параметры, а затем корректировкой существующих приказов заполнить правильную штатную единицу сотрудниками.

Примечание: в том случае, если Вы выбрали правильную должность и правильное подразделение, но потом пришли к выводу, что в наименовании должности допущена ошибка при внесении ее в справочник должностей, то корректируется именно наименование должности, а не наименование штатной единицы: Справочники  - Предприятие – Должности. Открываем карточку должности с неправильным наименованием, корректируем его и проводим изменение. После этого в штатном расписании штатные единицы, для формирования которых использовалась откорректированная должность будут называться в соответствии с новым наименованием должности.

7. Как изменить тарифные разряды, коэффициенты штатной единицы?

Информация о тарифных разрядах и тарифных коэффициентах хранится в справочнике «Тарифные сетки», расположенном: Справочники – Штатное расписание – Тарифные сетки.

В данном справочнике каждому тарифному разряду соответствуют значения тарифных коэффициентов за определенные периоды. Например, для 11 разряда указано, что с 01.03.2009 действовал тарифный коэффициент – 2,78, а с 03.01.2011 – 2,85. Это означает, что в период с 01.03.2009 по 02.01.2011 действовал тарифный коэффициент 2,78, а с 03.01.2011 по текущую дату – 2,85.

Редактирование записей этого справочника производится при помощи кнопок «Изменить текущий элемент» либо при помощи двойного щелчка левой клавиши мыши по редактируемой записи.

8. Как внести изменения при изменении тарифной ставки?

 При изменении тарифной ставки 1-го разряда следует пересчитать оклады.

1. Измените тарифную ставку 1-го разряда (Справочники – Штатное расписание – Тарифы первого разряда – Выбрать тарифную ставку 1 разряда, для которой изменилось значение и в правой части формы указать дату, с которой вводится новое значение тарифной ставки, и новое значение).
2. Выполните пересчет окладов (Документы – Штатное расписание – Изменение к штатному расписанию – Добавить новый документ – Закладка «Пересчет тарифных ставок первого  разряда» - Кнопка «Заполнить тарифные ставки» - Кнопка «Установить пересчет» - Ок).

9. Как распечатать штатное расписание?

 Штатное расписание можно распечатать из специальных отчетов: Отчеты – Штатное расписание.

Для формирования отчетов «Штатное расписание (Произвольная форма)» и «Штатная расстановка (произвольная форма)» необходимо зайти в них и нажать кнопку «Сформировать». Полученную форму можно распечатать.

При формировании отчета «Штатное расписание» необходимо указать дату, на которую формируется штатное расписание, организацию, по которой оно формируется, параметры штатного расписания. Выбрать формы, которые необходимо сформировать. Также можно установить отборы по группам штатных единиц или настроить произвольный отбор. После этого нажмите кнопку «Сформировать» и на специальных закладках отобразятся выбранные Вами формы штатного расписания. Готовые формы можно распечатать.

10. Как получить информацию о предыдущих ШР?

В системе сохраняются данные по штатному расписанию на любую дату. Для получения штатного расписания на 01.01.2000 года необходимо зайти Отчеты – Штатное расписание – Штатное расписание. Установить дату, выбрать организацию, параметры штатного расписания, формы штатного расписания и нажать Сформировать.

Также историю штатного расписания по подразделениям можно посмотреть в справочнике «Штатное расписание организации» (Справочники – Штатное расписание – Штатное расписание организации) при помощи кнопок «История» (отображаются все существовавшие в выбранном подразделении штатные единицы) либо «Установить интервал дат» (отобразит штатное расписание на определенные даты или за определенный период). 

11. Чем отличаются внештатные единицы от штатных единиц?

Внештатные единицы отличаются от штатных единиц указанием дополнительного параметра при их создании. При вводе штатной единицы в документе «Изменение к штатному расписанию» указывается дополнительный параметр «Заштатная единица».

Для просмотра внештатных единиц существует специальная форма штатного расписания в отчете «Штатное расписание». Форма называется: форма №3 (заштатные единицы).

Раздел 2. Ведение информации по сотрудникам

1. Как распечатать личную карточку работника?

1. Справочники – Персонал – Сотрудники
2. Откройте форму личной карточки сотрудника.
3. Нажмите кнопку «Форма Т-2».

2. Как ввести стаж и как часто эту информацию следует обновлять?

Стаж сотрудника вводится в его личной карточке (Справочники – Персонал – Физические лица или Сотрудники) на закладке «Профессиональные данные». Здесь можно вести информацию по всем видам стажа, введенных в справочник «Виды стажа» (Справочники  - Предприятие – Виды стажа). Вводится наименование кусочка стажа и проставляются даты начала и даты окончания. В нижней части формы рассчитываются отдельные итоги по каждому из видов стажа.

Система позволяет рассчитывать стаж на сегодняшний день (для этого указывается только дата начала стажа).

Информация, введенная на закладке «Предыдущая работа» может быть использована для расчета стажей при помощи кнопки «Ввести стажи».

Система ведет подсчет стажа на текущий день. Поэтому данные для подсчета стажа вносятся только один раз.

3. Как сформировать отчет по стажам сотрудников?

При помощи универсального отчета:

1. Отчеты – Кадровый учет – Список сотрудников организации
2. Кнопка «Настройка»
3. На закладке «Поля» формируем следующий порядок полей: ФИО (полное), Стаж: вид, Стаж: лет, Стаж: месяцев, Стаж: дней
4. Ок.

Сформируется отчет по всем стажам всех сотрудников с указанием из длительности.

4. Как сформировать отчет формы 6Т?

Отчеты – Образование – Численность, состав и образовательный уровень работников (форма 6-Т) – Заполните год, организацию, район, укажите коды бухгалтеров – Сформировать.

Раздел 3. Кадровые операции

1. Как распечатать командировочное удостоверение?

1. Документы – Кадровый учет – Командировочное удостоверение
2. Создайте новое командировочное удостоверение или выберите запись об уже существующем.
3. Нажмите кнопку «Печатные формы» и выберите шаблон из имеющихся в наличии.

2. Как создать приказ?

Для создания приказа необходимо, чтобы были заполнены данные по кадровой операции и существовал требуемый шаблон.

Зайдите в форму кадровой операции (например, в форму «приме на работу в организацию») и нажмите кнопку «Печатные формы». Выберите требуемый шаблон приказа.

3. Как исправить дату перевода или перемещения сотрудника?

1. Документы – Кадровый учет – Кадровое перемещение в организации
2. Воспользуйтесь поиском по сотруднику или фильтрами для поиска приказа о переводе данного сотрудника.
3. Откройте форму документа о кадровом перемещении.
4. Измените дату перемещения – поле «С»
5. Ок.

Раздел 4. Трудовые договора и контракты

1. Как создать контракт на работника?

1. Сведения о контрактах представляют собой форму журнала.
2. Документы  - Учет контрактов – Контракт.
3. Добавляем новый контракт.
4. Заполняем поля формы.
5. Ок.

Для просмотра печатной формы контракта зайдите в форму контракта, нажмите кнопку «Печатные формы» и выберите нужную форму.

2. Как закрыть контракт?

Контракт закрывается двумя способами:

• Автоматически ( при создании нового контракта);
• Документы – Учет контрактов – Дополнительное соглашение – Закладка «Закрытие контрактов» - Кнопка «Подбор» - Ок.

Раздел 5. Табельный учет

1. Как заводить табель?

Табельные листы могут формироваться как на человека, подразделение, так и на все предприятие.

1. Документы - Табельный учет → Табель учета рабочего времени организации
2. Выберите дату формирования документа, месяц, на который формируется табель (в виде периода) и организацию. Также можно выбрать подразделение ( в этом случае табель будет формироваться на сотрудников указанного подразделения.
3. Нажать кнопку «Заполнить» либо кнопку «Добавить» (формирование табеля на отдельного сотрудника).
4. Ок.

2. Какие данные учитываются при формировании табеля?

Учитываются данные справочников и документов.

• Справочники: регламентированный производственный календарь, график работы, смены.
• Документы: кадровые журналы (прием на работу, перемещения, увольнения, отпуска и т.д.), индивидуальные графики работы организации.

3. Для чего необходим рабочий график, и как он влияет на табель?

Каждое предприятие организует работу своих работников, используя один или несколько рабочих графиков. В системе «O.K.SOFT.by» создаются шаблоны этих рабочих графиков: определяются выходные дни и количество часов в день.

1. Справочники – Предприятие – Графики работы.
2. Выбираются параметры: наименование, тип графика (пятидневка, шестидневка, сменный), часов в неделе, рабочие дни, рабочее время, время сверхурочных часов, время ночных часов.
3. Если график является сменным, то вводятся дни цикла и используемые смены.
4. Ок.

4. Как изменить рабочий график?

1. Документы – Штатное расписание – Изменение к штатному расписанию.
2. Создаем новый документ «Изменение к штатному расписанию».
3. В нем нажимаем кнопку «Подбор» и выбираем в действующем штатном расписании штатную единицу, количество ставок которого изменилось.
4. Редактируем рабочий график.
5. Ок (проводим документ).

5. Как проставить в табеле всем работникам одновременно перенос рабочего дня?

В системе ведется регламентированный производственный календарь на каждый год, в котором отмечены характеристики дней (рабочий, праздничный, предпраздничный и т.д.). Чтобы изменить рабочий день на праздничный или наоборот необходимо:

1. Справочники – Штатное расписание – Регламентированный производственный календарь
2. Выбрать год, для которого вносится изменение.
3. При нажатии левой клавиши мыши на определенный день в календаре появляется контекстное меню, предлагающее выбрать тип дня. Устанавливаете определенный тип всем дням, вид которых необходимо отредактировать.
4. Кнопка «Записать».

При повторном формировании табеля всем работникам (кроме циклического рабочего графика) проставится время согласно данным справочника.

 6. Как проставить в табеле всем работникам одновременно сокращенный на час рабочий день?

Сокращенный на 1 час рабочий день – это обычно предпраздничный день. Для того, чтобы всем сотрудникам рабочий день был сокращен на 1 час, необходимо внести изменения в производственный календарь (Справочники – Штатное расписание – Регламентированный производственный календарь). Необходимо выбрать год, в который вносятся изменения, затем изменить вид дня и записать календарь. После этого переформировать табель.

При сформированном табеле есть возможность назначить одинаковое время выбранным работникам.

1. Документы – Табельный учет – Табель учета рабочего времени организации
2. Формируете табель как пояснено выше.
3. В сформированном табельном листе меняете длительность часов для каждого из работников.
4. Ок.

7. Как узнать плановое количество рабочих часов в месяц?

Просмотреть распределение часов в месяц, а также их общее количество можно в Справочники – Предприятие – Графики работы. Откройте форму выбранного графика. В окне данной формы «Календарь» выберите необходимый Вам месяц и нажмите «Заполнить».

Раздел 6. Персонифицированный учет

1. Каким образом формируются данные для ПУ?

При приеме, увольнении зарегистрированного работника данные для формирования документов ПУ автоматически попадают в журнал ПУ-2 (Документы – Персонифицированный учет – Сведения о приеме-увольнении (ПУ-2)). А при приёме незарегистрированного работника данные попадают в журнал ПУ-1 в том случае, если в личной карточке работника не установлен признак «Зарегистрирован в ФСЗН».

2. Почему данные о работнике не попали в журнал ПУ-1? 

При приеме на работу был выставлен флажок «Зарегистрирован  в ФСЗН». Чтобы добавить работника в журнал ПУ-1, необходимо отредактировать его данные в Личных карточках (Справочники – Персонал – Физические лица).

3. Как подать данные на изменение?

 Для подачи документа на изменение необходимо, чтобы у работника были заполнены данные по страховому свидетельству (вводятся при приеме на работу либо при редактировании личной карточки).

1. Отредактировать изменившиеся сведения о работнике (ФИО, дата выдачи, номер, и т. д.) в личной карточке
2. В журнале ПУ–1 добавить новый документ, в котором установить параметр «Отбор», тип формы - Изменение.
3. Заполнение проводится при помощи кнопки «Заполнить».
4. Укажите каталог.
5. Выгрузите данные в файл.
6. Ок.

Раздел 7. Настройки пользователя

1. Как настроить напоминания для пользователя?

Сервис - Настройки пользователя - Закладка "Оповещения" - Ins - Укажите наименование оповещения и количество дней.

Часто задаваемые вопросы по АСУП «O.K.SOFT.by» на СУБД Oracle 

Раздел 1. Формирование штатного расписания

1. Как изменить количество ставок в штатном расписании?

Количество ставок меняет штатное расписание, поэтому его можно изменить только в проекте штатного расписания.

1. Штатное расписание -> Проект штатного расписания -> ШР
2. Выделите необходимую штатную единицу
3. Перейдите на закладку Карточка
4. Нажмите кнопку Редактировать
5. Измените значение поля Количество ставок.

Замечание: Нельзя выставить ставок меньше, чем занято. Введенные изменения вступают в силу после принятия проекта ШР.

2. Как удалить штатную единицу?

Штатную единицу можно удалить, а можно расформировать в проекте штатного расписания. Операция удаления возможна в том случае, если штатная единица была создана только в проекте штатного расписания. Удаляя штатную единицу, Вы удаляете все сведения о ней. Операция расформирования применяется тогда, когда необходимо, чтобы информация о штатной единице осталась в истории штатного расписания. Следует заметить, что расформировать можно только вакантную штатную единицу.

1. Штатное расписание -> Проект штатного расписания -> ШР
2. Выделите необходимую штатную единицу
3. Перейдите на закладку Карточка
4. Нажмите кнопку Удалить (Расформировать) и подтвердите операцию.

3. Как расформировать структурное подразделение?

1. Функции -> Структурные единицы -> Расформировать
2. Выделите структурную единицу и нажмите ОК
3. Введите дату расформирования и нажмите ОК.

4. Как восстановить проект ШР в соответствие с действующим ШР?

Допустим при работе с проектом штатного расписания необходимо вернуться к первоначальному виду проекта ШР (т.е. привести проест в соответствие с действующим ШР)

1. Штатное расписание -> Проект штатного расписания -> ШР
2. Нажать на кнопку Привести в соответствие...

5. Чем отличается переименование штатной единицы от введения новой?

Переименование штатной единицы заключается в переименовании соответствующей должности (редактировании должности). А введение новой штатной единицы состоит из:

• Создания новой должности
• Создания новой штатной единицы по этой должности
• Удаление прежней штатной единицы.

6. Как изменить тарифные разряды, коэффициенты штатной единицы?

1. Штатное расписание -> Проект штатного расписания -> ШР
2. Выделите необходимую штатную единицу
3. Перейдите на закладку Карточка
4. Нажмите кнопку Редактировать
5. Измените значение поля Тарифный разряд.

7. Как изменить оклад нескольким штатным единицам одновременно?

Изменения можно производить как текущего оклада (Штатное расписание -> Действующее штатное расписание -> ШР), так и планируемого (Штатное расписание -> Проект штатного расписания -> ШР).

1. Вызовите штатное расписание (действующее или проект)
2. Выделите необходимые записи и нажмите кнопку Изменить оклад на панели функций
3. Выберите необходимые критерии изменения оклада и нажмите Применить

Замечание: Выбирая критерии, можно назначить (изменить на процент) оклад различным категориям (только рабочим, служащим, выбранным должностям) по всему предприятию, одному подразделению, выделенным записям.

8. Как назначить премию нескольким штатным единицам одновременно?

 Назначение премии происходит аналогично назначению оклада (кнопка Изменить % премии).

9. Как внести изменения при изменении тарифной ставки?

1. При изменении тарифной ставки 1-го разряда следует пересчитать оклады.
2. Измените тарифную ставку 1-го разряда (Сервис -> Настройка закладка Ставка 1-го разряда)
3. Выполните пересчет окладов (Штатное расписание -> Действующее штатное расписание -> ШР кнопка Пересчитать оклад).

10. Как распечатать штатное расписание?

Штатное расписание можно распечатать, находясь в окне штатное расписание, вызвав соответствующий отчет с закладки Отчеты панели группировки.

Полное штатное расписание формируется с помощью пункта меню Отчеты -> Штатное расписание -> Полное штатное расписание -> По всему предприятию, а затем распечатать обычным способом, как документ Microsoft Word.

11. Как получить информацию о предыдущих ШР?

При вступлении в действие новых редакций штатных расписаний, прежние штатные расписания не удаляются. Они хранятся в истории штатного расписания Штатное расписание -История штатного расписания - ШР. Чтобы просмотреть информацию по конкретному штатному расписанию надо выбрать на панели инструментов версию ШР. При этом в области данных будет отображаться информация о выбранной версии ШР.

12. Чем отличаются внештатные единицы от штатных единиц?

Внештатные единицы (Штатное расписание -> Внештатные -> Список внештатных единиц) отличаются от штатных единиц порядком создания. Для штатной единицы характерны этапы: Создание планируемой штатной единицы -> Принятие проекта ШР -> Прием на работу на штатную единицу работника, а для внештатной: Прием на работу внештатного работника -> Создание внештатной единицы.

13. Почему неправильно закрашиваются записи в легенде ШР?

Если при выборе определенных критериев легенды в штатном расписании неправильно раскрашиваются записи (неправильно отображаются должности, профессии, матответственные, госслужащие), значит, признаки должностей, по которым были введены штатные единицы, неправильно проставлены (Штатное расписание -> Должности/Профессии -> Должности/Профессии).

14. Как распечатать полное штатное расписание?

 Штатное расписание можно распечатывать шаблонах MS Word, Excel.

• MS Word: Отчеты -> Штатное расписание -> Полное штатное расписание -> По всему предприятию.
• MS Excel: Кадры -> Действующее штатное расписание -> Штатная расстановка - Перейдите на закладку Отчеты панели группировки - Дважды щелкните по Полное штатное расписание.

15. В организации работают 2 монтажника третьего разряда и три монтажника четвертого разряда. Как правильно занести их в штатное расписание?

В системе «O.K.SOFT.by» на СУБД SQL/Oracle тарифный разряд и соответствующий ему тарифный коэффициент являются признаком должностной единицы. Поэтому в справочнике «Должностные единицы» (Штатное расписание – Должности/Профессии – Должности/Профессии) необходимо создать две различные должностные единицы:

• «Монтажник 3 разряда» с тарифным разрядом 3;
• «Монтажник 4 разряда» с тарифным разрядом 4.

На их основании создать соответствующие штатные единицы (Функции – Штатные единицы – Создать) с количеством 2 и 3 соответственно. Затем необходимо принять проект штатного расписания (Штатное расписание – Принять проект штатного расписания).

16. С 1 января 2011 года была введена новая ставка первого разряда. Как пересчитать оклады сотрудникам предприятия?

• Шаг 1: Сервис – Настройки – закладка «Ставка 1 разряда». Установите новый размер тарифной ставки первого разряда, затем нажмите Ок.
• Шаг 2: Штатное расписание – Действующее штатное расписание – ШР. В действующем ШР существует специальная кнопка «Пересчитать оклады», позволяющая пересчитать оклады по всему предприятию, по структурной единице, по выбранным записям с учетом изменений ставки первого разряда, настройки расчета окладов для ШР, схемы расчета окладов для ШР.

17. Как изменить тарифный разряд сотрудника?

Быстрым и удобным способом изменения тарифного разряда является использование функции «Изменить тарифный разряд» в действующем штатном расписании (Штатное расписание – Действующее штатное расписание – ШР). Нажмите кнопку «Изменить тарифный разряд» и выберите тип изменения: для всего предприятия, для структурной единицы, для выбранных записей.

Раздел 2. Ведение информации по сотрудникам

1. Как ввести стаж и как часто эту информацию следует обновлять?

 Система ведет подсчет стажа на текущий день. Поэтому данные для подсчета стажа вносятся один раз.

2. Как рассчитать дату определенного стажа?

1. Кадры -> Стажи -> Стаж (Общий)
2. Выделите с помощью указателя мыши работника, на которого ранее был введен стаж
3. Нажмите кнопку Рассчитать дату
4. Введите количество лет, месяцев, дней
5. Нажмите кнопку Рассчитать.

3. Как одновременно посчитать несколько стажей?

 При вводе стажа на этапе ввода дат необходимо выставить дополнительный  флажок с наименованием стажа. Тогда данная дата попадет также в другой стаж.

4. Где можно просмотреть информацию по всем стажам?

Кадры -> Стаж -> Сведения о стажах – сводная таблица.

5. Как получить сведения о переходе стажа, который используется для исчисления надбавок?

1. Для того чтобы получать такую информацию необходимо сначала заполнить Справочник процентной ставки надбавки за стаж (выслугу лет).
2. Справочники -> Трудовая деятельность -> Процентная ставка надбавки за стаж (выслугу лет)
3. В поле Тип стажа выберите необходимый стаж
4. С помощью кнопки Добавить введите границы и процент надбавки.
5. Затем необходимо чтобы в штатном расписании существовала надбавка (%) за данный стаж. И в Сервис -> Настройки -> Штатное расписание-надбавки была настроена связь между надбавкой и стажем. Тогда в Кадры -> Сведения о надбавках за стаж (выслугу лет) при выборе Типа стажа и нажатии фильтра Все будут отображаться сведения о переходе стажа.

6. Как получить сведения о переходе стажа, который используется для исчисления длительности дней трудового отпуска?

 Для того чтобы получать такую информацию необходимо сначала заполнить Справочник длительности основного отпуска за стаж (выслугу лет).

Справочники -> Трудовая деятельность -> Длительность основного отпуска за стаж (выслугу лет)

В поле Тип стажа выберите необходимый стаж

С помощью кнопки Добавить введите границы и количество дней.

7. Как распечатать личную карточку работника?

1. Кадры -> Личные карточки
2. Выделите в области данных работника
3. Перейдите на закладку Отчеты панели группировки
4. Дважды щелкните по Форма Т2.

8. Как сформировать отчет формы 6Т?

Отчеты -> Формы -> Форма 6Т.

9. Можно ли создать личную карточку физического лица, еще не принятого на работу в организацию?

Да, можно. Данные по непринятым на работу физическим лицам хранятся в справочнике «Кандидаты на работу».

Зайдя в Кадры – Кандидаты на работу, Вы сможете создать карточку любого физического лица. При его приеме на работу Вам потребуется в Мастере приема на работу установить вид приема «Выбрать из кандидатов». Это позволит не заполнять Вам поля, информация по которым была уже введена в карточке кандидата.

10. Почему на закладке «Трудовая деятельность» в Личной карточке сотрудника отображается только запись о последнем переводе/перемещении сотрудника? Куда исчезла запись о приеме сотрудника на работу?

При осуществлении последнего перевода/перемещения был установлен признак «Корректировать текущее назначение». В результате в Личной карточке сотрудника запись о приеме на работу была заменена записью о переводе/перемещении.

Однако несмотря на замену записи о приеме, данные по приему сотрудника Вы сможете просмотреть в Сведениях о приеме/увольнении и Журнале приема на работу (Кадры – Журналы – Журнал приема на работу).

11. Как сформировать отчет по стажам?

Отчеты по стажам находятся:

Отчеты – Списки по предприятию – Стажи;

Кроме того, для каждого из видов стажей существуют отчеты на панели представлений на закладке «Отчеты».

Раздел 3. Кадровые операции

1. Как распечатать командировочное удостоверение?

1. Кадры -> Журналы -> Журнал командировок
2. Выделите в области данных работника
3. Перейдите на закладку Отчеты панели группировки
4. Дважды щелкните по Ком. удостоверение.

2. Как создать приказ?

При создании приказа необходимо чтобы была выполнена вначале кадровая операция (прием, увольнение, и т.д.)

1. Документы -> Приказы (по личному составу) ->Журнал приказов
2. Нажмите кнопку Оформить
3. Заполняя мастер выберите тип приказа (внешний вид), затем заголовок и параграф приказа, введите номер приказа
4. Выберите работника и нажимайте ОК, Готово
5. Для просмотра приказа выделите приказ в области данных и нажмите кнопку Просмотр.

3. Если в систему загружены несколько различных шаблонов приказа о приеме, то какой из них формируется по умолчанию?

Настройка формируемых по умолчанию приказов производится в Настройке функций (Документы – Настройка функций), где для каждого автоматически формируемого приказа выбраны преамбула и параграф, используемые по умолчанию.

4. Могу ли я создать приказ о приеме на работу не по настроенному по умолчанию шаблону?

Да, можете. Для этого Вам необходимо зайти в Документы – Приказы (по личному составу или по предприятию) – Журнал приказов и нажать кнопку «Оформить». При этом Вы сможете выбрать любой из существующих в систему шаблонов приказов (формируется на основе последовательного выбора приказа, преамбулы и параграфа), затем выбрать сотрудника, на которого формируете приказ и запись о приеме, на основании которой будет формироваться приказ. Таким образом приказ сформируется согласно требуемой форме.

5. При переводе/перемещении сотрудника была неверно указана дата перевода/перемещения. Как исправить ошибку, если в Журнале переводов и перемещений нет возможности отредактировать запись?

Для исправления допущенной ошибки Вам необходимо снова зайти в Мастер перевода/перемещения, заново выбрать должность, на которую сотрудник переводится/перемещается, указать правильную дату и установить признак (галочку) «Корректировать текущее назначение».

6. Могу ли я в системе сформировать отчет по сотрудницам, находящимся в декретном отпуске?

В системе существует три отчета по журналу декретных отпусков: «Общий список», «Список заместителей», «Текущее состояние». Эти отчеты расположены на закладке «Отчеты» на панели представлений журнала декретных отпусков (Кадры – Декретные отпуска).

7. При входе в журнал декретных отпусков я не обнаружил ни одной записи о декретном отпуске, хотя таковые ранее вносились. Где я могу их просмотреть?

Отсутствие отображаемых записей в журнале декретных отпусков вызвано скорее всего установленным на панели инструментов временным периодом, в котором записи о декретных отпусках не вносились.

Выберите другой период (месяц, квартал, год)  или нажмите кнопку «Все», чтобы просмотреть все имеющиеся в журнале записи.

Раздел 4. Трудовые договора и контракты 

1. Как создать контракт на работника?

 Сведения о контрактах представляют собой форму журнала.

1. Документы -> Контракты
2. Выделите в области данных работника
3. Нажмите кнопку Добавить
4. Выберите шаблон контракта, и заполните остальные поля.
5. Для просмотра и распечатки контракта заново выделите работника и нажмите кнопку Просмотр.

Раздел 5. Табельный учет

1. Как заводить табель? 

1. Табельные листы могут формироваться как на человека, подразделение, так и на все предприятие.

2. Кадры - Табельный учет - Табель

3. На панели группировки выделите с помощью указателя мыши ФИО человека, Название подразделение или Подразделения

4. Нажмите кнопку Завести табель

5. Введите ФИО работника, заполняющего табель и нажмите кнопку ОК

6. Подтвердите автоматическое заполнение табельных листов с помощью кнопки ОК.

2. Какие данные учитываются при формировании табеля?

Следует отметить, что в системе «O.K.SOFT» возможно создание табеля непосредственным вводом либо автоматическим заполнением. При автоматическом формировании табеля  учитываются сведения: 

• О дате приема, увольнения работника;

• О шаблоне его рабочего графика;

• Различных журналов кадровых операций (декретные, социальные, трудовые отпуска, командировки, больничные, прогулы и т.д.);

• Справочника государственных праздников.

3. Для чего необходим рабочий график, и как он влияет на табель?

Каждое предприятие организует работу своих работников, используя один или несколько рабочих графиков. В системе «O.K.SOFT» создаются шаблоны этих рабочих графиков: определяются выходные дни и количество часов в день.

1. Кадры -> Табельный учет -> Шаблоны рабочих графиков
2. Перейдите на закладку Рабочие графики
3. Нажмите кнопку Новый график
4. Введите название графика
5. Если график является циклическим (сутки – трое, например), то введите количество дней в цикле и день начала графика
6. Нажмите кнопку ОК
7. Выделите с помощью указателя мыши на панели группировки Название графика
8. Перейдите на закладку Функции
9. Нажмите кнопку Редактировать шаблон
10. Проставьте количество часов и нажмите кнопку ОК.

При операции приема на работу для каждого работника выбирается рабочий график. Таким образом, при автоматическом заполнении табельных листов количество часов в каждый день месяца проставляется согласно индивидуальному рабочему графику работника.

4. Как изменить рабочий график?

• Кадры -> Сведения о приеме-увольнении

• С помощью указателя мыши выделите ФИО работника в области данных

• Нажмите кнопку Редактировать

• В поле График работы выберите новое значение

• Нажмите кнопку ОК.

5. Как проставить в табеле всем работникам одновременно перенос рабочего дня?

В системе «O.K.SOFT.by» существует возможность составление справочника госпраздников. В этом справочнике также можно задавать переносы рабочих дней.

1. Кадры -> Табельный учет -> Справочник госпраздников
2. Нажмите кнопку Добавить
3. Введите две даты для переноса и наименование переноса
4. Нажмите кнопку ОК.

После ввода переноса рабочего дня при повторном формировании табеля всем работникам (кроме циклического рабочего графика) проставится время согласно данным справочника госпраздников (в т.ч. учитывая введенный перенос).

6. Как проставить в табеле всем работникам одновременно сокращенный на час рабочий день?

При сформированном табеле есть возможность назначить одинаковое время выбранным работникам.

1. Кадры -> Табельный учет -> Табель
2. Нажмите на кнопку Назначить
3. Нажмите Применить
4. Подтвердите изменение табельных листов: ОК
5. Заполните поля
6. Нажмите кнопку ОК.

7. Как узнать плановое количество рабочих часов в месяц?

Количество рабочих часов зависит от рабочего графика, а также от праздничных дней.

1. Кадры -> Табельный учет -> Плановые графики
2. На панели группировки выделить нужный рабочий график
3. Перейти на закладку Итоги.

Раздел 6. Персонифицированный учет

1. Каким образом формируются данные для ПУ?

 При приеме/увольнении зарегистрированного работника данные для формирования документов ПУ автоматически попадают в журнал ПУ-2 с типом движения прием/увольнение (ПУ -> ПУ-2 -> Ввод документов ПУ-2). А при приеме незарегистрированного работника данные попадает в журнал ПУ-1 с типом регистрация (ПУ -> ПУ-1 -> Ввод документов ПУ-1). Поэтому важно при приеме на работу не забыть вставить флажок Застрахован в ФСЗН, если работник имеет страховое свидетельство.

2. Почему данные о работнике не попали в журнал ПУ-2?

Вы забыли выставить при приеме на работу флажок Застрахован в ФСЗН. Чтобы добавить работника в журнал ПУ-2 необходимо отредактировать его в Личных карточках (Кадры -> Личная карточка) и затем добавить вручную в журнале ПУ–2 соответственно с помощью кнопок Добавить исходную.

3. Как подать данные на изменение?

Для подачи документа на изменение необходимо, чтобы у работника были заполнены данные страхового свидетельства (которые вводятся при приеме на работу либо могут быть введены при редактировании личной карточки).

Отредактировать изменившиеся сведения о работнике (ФИО, дата выдачи, номер, и т. д.) в личной карточке (Кадры -> Личные карточки)

Затем  в журнал ПУ–2 добавить нужного работника с помощью кнопки На изменение и выбора из работников.

4. Что необходимо для формирования ПУ?

Проставить нужный номер пачки Сервис -> Настройки (закладка Документы ПУ)

Для формирования ПУ–1 в журнале ПУ–1 нажать кнопку Создать ПУ-1, а для формирования ПУ–2 в журнале ПУ–2  выбрать нужный отчетный период и нажать кнопку Создать ПУ-2

Затем необходимо сформировать пачки с помощью пункта меню ПУ -> Передача в ФСЗН и кнопки Передать. Для распечатки документов ПУ нужно открыть папку PU-Docs и распечатать документы MS Word, а текстовые файлы записать на дискету.

Раздел 7. Настройки пользователя

1. Могу ли я просмотреть напоминания на сегодня не только при входе в систему?

Да, можете. Для этого необходимо зайти: Справка – Система сообщений.

2. Почему у меня перестали выводиться сообщения при входе в систему?

Зайдите в Сервис – Настройка – закладка «Система сообщений»  и установите признак «Использовать систему сообщений». Если признак (галочка) не установлены, то напоминания при входе в систему выводиться не будут, однако Вы сможете их просматривать при помощи Справка – Система сообщений.

3. Могу ли я быстро получать доступ к наиболее часто используемым функциям?

Да, можете. Для этого предназначена Панель быстрого доступа (Сервис – Панель быстрого доступа). На нее с Панели меню (Сервис – Панель меню) можно перетащить ярлыки наиболее часто используемых функций.